Hoje, no mundo dos negócios, entender o que precisa ser feito e ter um planejamento para isso, já deixou de ser um diferencial, pois nesse mercado, cada vez mais competitivo, o sucesso não vem apenas das melhores estratégias, mas também da melhor e mais rápida implementação.
Quando falamos nisso, uma das grandes dificuldades está no processo de implementação do planejamento. E de fato colocar em prática o que está escrito no papel é sempre um grande desafio. E assim que falamos de implementação estratégica e criação de planos de ação, associamos logo de cara o uso do 5W2H, que é basicamente, uma sequência de atividades que precisam ser elencadas de forma clara, definindo o que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo, em qual área da empresa, o porquê dela ser feita, quanto custará e como será. Assim, essa ferramenta torna-se muito útil para as empresas, uma vez que elimina dúvidas e deixa claro, em detalhes, o que precisa ser feito. Contudo, em um meio ágil e competitivo como é o ambiente corporativo, a velocidade como essas informações são passadas e o controle delas, será decisivo para atingir os resultados esperados. Por isso, a primeira dica é saia do papel e entre no software.
É nesse contexto que o Trello passa a ser um divisor de águas quanto a implementação e execução das atividades planejadas. O Trello é uma ferramenta de gerenciamento de atividades muito versátil que se adapta as necessidades dos usuários. Ele pode ser usado para organizar suas tarefas diárias, seus projetos ou até mesmo uma viagem que você queira fazer, por exemplo.
E por essa flexibilidade, o Trello passa a ser uma ferramenta poderosíssima para a execução de um Planejamento Estratégico, como vimos no Artigo sobre Como Implementar o OKR na sua empresa. ‘O ideal é que o OKR seja aplicado em ciclos de um tempo curto, em média 3 meses, que representa um bom tempo de execução, mas que também não permite uma acomodação por parte do executor’. Sendo assim, torna-se fundamental que a ferramenta adotada favoreça a visualização e um fácil controle, e o Trello traz tudo isso.
A ferramenta se baseia em três características:
Gestão a vista
A gestão à vista proporciona muita agilidade e um acompanhamento dinâmico do que vem ocorrendo na empresa. Com a o uso de quadros e a criação de atividades e checklists sobre o que precisa ser feito, a ferramenta consegue criar um senso de propósito, fazendo com que todos percebam quais ações precisam ser feitas e como elas estão interferindo na execução dos planos da empresa. Isso faz com que os líderes de equipe possam controlar, facilmente, o que está acontecendo e verificar, de maneira prática, se o 5W2H está sendo realizado, no tempo certo, pela pessoa definida e da forma correta.
Trabalho em equipe
Além disso, a ferramenta consegue potencializar o trabalho em equipe. Com a criação de cards e times de trabalho é possível integrar e facilitar a comunicação de uma equipe responsável pela a execução de um determinado plano de ação e com auxílio da gestão a vista que favorece o uso de prazos e responsáveis, aumenta ainda mais a responsabilidade individual de cada membro, facilitando a cobrança e identificação de possíveis “sabotadores” do projeto.
Facilidade de uso
Por fim, de nada serviria se a ferramenta fosse completa, porém burocrática ou de difícil implementação. O Trello é conhecido por sua praticidade e maneira simplista de visualização. É um software que apresenta uma versão gratuita com número ilimitado de usuários (que possui todas as funcionalidades citadas nesse artigo), está disponível em português e consegue ser todo em web, o que o torna fácil de usar.
Agora que você conheceu o Trello, o que acha de darmos um próximo passo na sua execução?