Não ter um controle financeiro é um dos fatores que mais comprometem o crescimento dos negócios, além de ser um dos principais motivos do fechamento de 50% das micro e pequenas empresas: inadimplência, falta de capital e falta de lucro.
Durante a gestão da sua empresa, você deve se questionar muitas vezes:
“Como posso ter clientes que honram os pagamentos no prazo?”
“Preciso investir, mas não tenho valores de reserva. O que devo fazer?”
“Estou tendo lucro na minha operação?”
Essas dúvidas são super normais, não se preocupe.
Foi pensando nelas que escrevi esse blogpost que abordará as 5 melhores práticas para ter um controle financeiro de excelência.
Achou interessante e quer entender como pode organizar o seu financeiro? Então continua lendo.
Primeiro, o que é fluxo de caixa?
Quando se fala de gestão financeira, você vai precisar entender esse conceito.
Fluxo de caixa nada mais é do que uma ferramenta de gestão de entradas e saídas de dinheiro do caixa da empresa.
Simplificando: se você recebe algum dinheiro ou se você gasta algum dinheiro na sua empresa, estes devem ser registrados em detalhes, por menores que sejam as receitas e despesas.
Mas, como te falei anteriormente, aqui daremos ênfase nas práticas de controle financeiro e é importante que fique claro para você que utilizar um fluxo de caixa, realizar os registros de forma disciplinada, é a essência da gestão financeira.
Entendido isso, vamos as técnicas que te ajudarão começar a melhoria do controle.
5 melhores práticas para ter um controle financeiro de excelência
01. Estabeleça funções no time centralizando o controle
Se você quer controlar seu financeiro, antes de qualquer coisa deve escolher a(s) pessoa(s) responsáveis por isso.
Você não precisa iniciar com um time enorme ou muitos responsáveis, quantidade não precisa ser o foco inicial, e sim qualidade.
A qualidade será importante, porque o controle das finanças requer muita disciplina e organização. É preciso garantir que as informações não estarão desencontradas e que a confiabilidade dos dados não será comprometida.
E ter um ou mais profissionais alocados exclusivamente para isso fará com que eles amadureçam e consigam entender os melhores processos a serem executados.
E estabelecer essas funções vão fazer com que seu time tenha um maior potencial para tomadas de decisão.
02. Defina uma ferramenta de fluxo de caixa
Já tenho pessoas exclusivas para realizar o controle financeiro, eles já devem iniciar os registros?
Não necessariamente.
Onde eles vão registrar? A resposta para essa pergunta pode definir muito do resultado obtido por essa operação.
É primordial que o seu time financeiro tenha ferramentas de fluxo de caixa.
E como escolher a melhor ferramenta?
Talvez você ainda não conheça, mas existem softwares de gestão completos por segmento de empresas. Então é possível adquirir um software já existente ou é possível trabalhar com planilhas adaptadas para as suas necessidades.
Por exemplo: nós da Nov4 Gestão ajudamos empresa a terem melhor performance do controle financeiro.
Nesse processo de auxílio na melhoria da performance, analisaríamos os processos financeiros existentes na empresa, identificaríamos as principais contas (por meio do plano de contas) e, a partir disso, buscaríamos adaptar nossas ferramentas de fluxo de caixa para a realidade do cliente.
Compreendeu?
Uma ferramenta de fluxo de caixa qualquer possui a possibilidade de registros de entradas e saídas, com todo o nível de detalhamento necessário para manter a gestão.
Existem informações que sempre serão importantes para finanças como:
- Data da entrada ou saída;
- Descrição da entrada ou saída;
- Nome do cliente ou fornecedor;
- Categorização da entrada ou saída segundo o plano de contas – Clique aqui para entender a importância da categorização;
- Identificação do centro de custo da entrada ou saída;
- Valor da entrada ou saúda.
Quando mais detalhes de informações o seu fluxo de caixa tiver, mais fácil será para o seu time financeiro estabelecer indicadores por meio dessas informações.
E isso influenciará bastante no resultado financeiro da sua operação.
03. Separe as finanças pessoais das finanças da empresa
Você resolveu empreender e abrir o seu próprio negócio, mas ainda mantém as contas da empresa junto com as contas pessoais, dai pode vir o questionamento: é preciso realizar essa separação? O que devo fazer para não incluir minhas contas pessoais nos registros da empresa?
É para sanar essa lacuna que existe o pró-labore. Conheça mais sobre os impactos de misturar a pessoa física com a pessoa jurídica neste artigo.
Com um pró-labore você define um valor fixo mensal para ser sua remuneração de sócio-gestor, referente às atividades administrativas que são desempenhadas.
Tratando-se de como definir o valor do pró-labore: não existe certo ou errado.
Por isso, adapte suas projeções às realidades da empresa, compare com o salário de um funcionário que estaria desempenhando todas essas funções, e tenha um intervalo de tempo para validação.
A análise fará chegar no que faz mais sentido para a sua realidade do seu negócio.
04. Defina indicadores
Acaba sendo comum que os times financeiros, ao estarem no dia a dia da gestão e registro das informações, tenham tendência a despriorizar a definição de indicadores: isso não é eficiente.
As tomadas de decisão precisam ser realizadas com base em informações tratadas, que caracterizam os dados materializados em indicadores e apresentam relevância para aplicação do conhecimento, ou seja, para a tomada de decisão.
Por isso, definir indicadores mais pertinentes para o seu negócio além dos relatórios de acompanhamento, vai permitir que você tenha uma visão ampla de toda a empresa.
Ou seja, de forma prática: defina indicadores de fácil captação, análise e entendimento, com variável de tempo para permitir análise diárias, semanais, mensais, trimestrais e anuais. Entenda um pouco mais sobre indicadores de desempenho.
Muitos, infelizmente, pecam nesse sentido e, nesses casos, o trabalho de controle financeiro acaba tornando-se bem difícil, devido ao não monitoramento de resultados.
Por isso, dentre as práticas de controle financeiro, focar parte da sua rotina na análise de dados, gráficos, dashboards para proposição de ações, é uma das mais indicadas.
05. Faça o planejamento financeiro
A medida que vamos amadurecendo o controle financeiro, é possível passar a trabalhar com o planejamento financeiro com base nas contas a pagar, contas a receber e necessidades de investimentos.
O planejamento financeiro é importante para:
- Antecipar variações de demanda em decorrência da sazonalidade;
- Programar investimentos e aquisições;
- Estabelecer metas de desempenho.
Os pontos citados estão entre os maiores desafios das finanças e você pode tentar driblá-los construindo um bom planejamento.
Antes de criar o seu planejamento, aconselho que leia mais sobre planejamento de cenários.
Eles trazem, em seus conceitos, direcionamento específicos que podem agregar bastante na construção do planejamento.
Conclusão
Apesar de saber a importância do financeiro para a empresa, ele continua sendo despriorizado no dia a dia.
Então, se a sua empresa precisa muito melhorar o controle financeiro, espero que tenha aproveitado muito essas 5 práticas de controle financeiro que levantamos.
