Ao pensar em rotina, qual a primeira palavra que lhe vem a mente? Qual sentimento que preenche o coração? Para a maioria das pessoas é sinônimo de fardo, obrigação, acomodação… imbuída de sentimentos como tédio, tristeza, talvez até nojo! Boa parte dessa reação está ancorada na percepção de que rotina é algo ruim por ser algo repetitivo ou monótono. Contudo, num mundo onde a alta produtividade, é cada vez mais necessária: precisamos da rotina!
“A rotina se não resistida logo se torna necessidade.” (Santo Agostinho)
O lado positivo da rotina
Você já parou para pensar em por que muitos de nós mantém uma rotina, mesmo não gostando delas? Pense um pouco no seu dia-a-dia: o que você considera ser rotina? Quem decidiu fazer essas coisas que você considerou como rotinas? Quando pensamos em tarefas repetitivas do nosso dia, associamos isso a uma rotina. Muitas dessas tarefas são necessárias, mas não são igualmente prazerosas; por isso esse paradigma que rotina é algo ruim.
Imagine por um momento que tudo que você deveria fazer todos os dias – como tomar banho, comer, escovar os dentes, se vestir, entre outras necessidades; você precisasse focar toda a sua atenção nessas tarefas, de modo a escolher a melhor forma de fazê-las. Qual seria o ganho para você? Provavelmente muito pouco ou nenhum! Por isso nosso cérebro, com o objetivo de economizar energia, “automatiza” tais tarefas de forma que podemos fazê-las pensando em outras coisas, ou até fazendo outras tarefas simultaneamente.
Por esse mesmo objetivo, simplificar escolhas ou poupar energia para o que é mais importante, é que em muitos casos manter uma rotina é algo saudável. Toda decisão que você precisa tomar gasta energia, tempo e atenção sua; portanto para as decisões menos importantes, mas necessárias, podemos “automatizar”, transformando-as em rotina.
Contudo, a partir desse princípio, nem toda rotina é algo repetitivo ou recorrente. Dentro de uma atividade de planejamento semanal, por exemplo, posso definir rotinas diárias que serão utilizadas em dias específicos, e talvez nunca se repitam.
“O segredo do seu futuro está escondido na sua rotina diária.” (Mike Murdock)
Rotina no ambiente de trabalho
Imagine agora todas as atividades de trabalho que você tem que desenvolver. Como você organiza tais tarefas ao longo do tempo? Se você não tem ainda uma rotina definida, provavelmente gasta energia e tempo todos os dias para primeiro escolher o que irá fazer, depois realizando “o que dá” no dia ou, o que é pior, atendendo o que “grita” mais, “apagando incêndios” todos os dias e terminando com um sentimento de que não fez nada.
Talvez você também esteja insatisfeito com seus resultados… E o que tem mudado em seus hábitos ou rotinas? Como saber se a forma como faz uma determinada tarefa é a mais adequada se não tiver um “padrão” a seguir ou para comparar? Por isso muitas empresas optam por formalizar as rotinas padrão em processos de trabalho, de forma a poder treinar as pessoas que irão executar aquela tarefa da mesma maneira e então garantir um resultado mais previsível e desejado. Algumas dessas rotinas se transforam em agendas de trabalho, outras em checklists, outras em fluxogramas, outras ainda em Procedimentos Operacionais Padrão (POPs)… independente do formato, o objetivo é o mesmo: mais resultados de forma mais eficiente.
No entanto, no mundo real, saindo do papel, vemos pessoas diferentes fazendo a mesma tarefa de maneiras bem distintas; de acordo com suas preferências pessoais, desprezando inclusive os padrões desejados. Como resultado desse comportamento, temos resultados diferentes quando aquele processo é realizado por uma pessoa diferente. Na verdade, o resultado é diferente não porque outra pessoa fez, mas porque foi realizado outro processo, outra rotina.
Muitas pessoas acreditam que manter uma rotina “mata a criatividade”, “engessa o processo” ou impede a inovação. O fato de haver um padrão, como uma rotina, não é um obstáculo para a mudança; apenas serve como ponto de partida comum de onde podemos melhorar. Se eu respeito o processo, mas estou constantemente buscando formas de melhorar aquele processo, eu posso inovar. De forma consciente posso testar uma mudança na rotina e, por existir um padrão, tenho como comparar se o resultado foi melhor ou pior. Caso o resultado seja melhor, posso propor ou implantar uma mudança de rotina. Se ainda tiver a disciplina de registrar ou formalizar essa mudança (em uma nova agenda, um novo checklist, ou novo fluxograma, etc.), posso ainda realizar a gestão do conhecimento, tendo em vista que outras pessoas que fazem ou farão aquela atividade poderão se basear agora na rotina melhorada.
“Eu não quero a rotina desleixada do estresse, dia-a-dia comum. Quero disciplina, luz, foco, tempo e espaço. O aqui e o agora repetidos em diferentes aquis e agoras.” (Verônica H.)
Boa parte do estresse do dia-a-dia advém de realizarmos tarefas “em cima da hora”, quando não há mais prazo para “esticar”. Especialistas em gestão do tempo, como o famoso autor Stephen Covey, em sua Matriz do Tempo, diz que todas as atividades urgentes e importantes são realizadas no quadrante do Stress, enquanto que as atividades importantes e não-urgentes são realizadas no quadrante da Qualidade. Ou seja, sempre que planejamos nossas atividades de forma a ter tempo mais que suficiente para executá-las, faremos de forma mais tranquila, produtiva e com resultados melhores.
Portanto, para alcançar um alto desempenho, seja na vida pessoal ou profissional, faz-se necessário estabelecer padrões, ou rotinas, que permitam o alcance dos resultados almejados; e buscar constantemente a melhorias de tais padrões, de forma consciente e deliberada; e formalizar os melhores processos de trabalho de uma forma que possa ser útil para as pessoas que executam a mesma tarefa hoje, e também sirva de base para treinar as pessoas do amanhã.
Jodibel Niklas
