Você certamente já ouviu falar em Padronização dos Processos? E a Automação ou Automatização de Processos? Seria a mesma coisa?
Podemos dizer que a padronização é a estrada para se chegar à automação dos processos.
Para deixar mais tangível, darei um exemplo que pertence ao dia a dia de todos nós. Sabe aquela mensagem (SMS) que você recebe no celular quando realiza uma transação no cartão de crédito ou quando é efetuada uma transferência na sua conta bancária? Isso é consequência da automação de processos. Outro exemplo são os e-mails de mala direta que as empresas enviam com frequência para os e-mails cadastrados, com determinada periodicidade.
Há alguns anos atrás, as pequenas e médias organizações estavam se familiarizando com o termo “padronização de processos” e acreditavam que isso era algo distante da realidade delas. Hoje, poucas são as empresas que não possuem ou não sabem a importância de processos mapeados, padronizados e documentados.
Então, se você já possui seus processos devidamente padronizados e documentados, você deve estar pensando: “Ótimo! Estou um passo à frente das demais organizações que ainda não possuem”. É verdade, você está no “caminho” certo. Uso a palavra “caminho” por 2 motivos:
1) Não podemos achar que uma vez definido um padrão, este será o mesmo para sempre. Pelo contrário, sabemos que organização é dinâmica e para estar em crescimento, precisa estar em melhoria contínua; logo, seus processos devem estar sendo alterados conforme as melhorias necessárias;
2) No que se refere à gestão de processos, a padronização é um passo que antecede outro bem importante: a automatização. Ou seja, em resumo, você mapeia o processo; define o padrão/documenta; e por fim, automatiza.
Portanto, uma das fragilidades de ter apenas o processo padronizado e documentado é que, na grande maioria dos casos, as organizações não possuem a cultura de atualizar os documentos dos processos quando ocorre alguma alteração. Isso é amenizado quando a empresa realiza auditorias de processos com periodicidade regular, uma vez que se a evidência do item auditado não estiver conforme descrito no processo, existirá a inconformidade e, então, 2 caminhos: ajustar a execução ao processo descrito ou ajustá-lo conforme a nova prática (sob a aprovação do gestor da área).
Com a automação de processos, isso dificilmente ocorrerá. Isso porque o “padrão” do processo não existe apenas em um documento para ser consultado durante um treinamento, por exemplo. O processo é “vivo”, as ações do processo são executadas automaticamente com base no padrão desenhado no sistema de modelagem e automação de processos. Ou seja, para ocorrer qualquer mudança no processo, a primeira ação é atualizar o seu modelo e parametrizações no sistema de automação para que ele possa ser executado.
Achou interessante, mas acredita que essa realidade não cabe à sua organização? Então, veja:
– O processo possui alguma tarefa que não precisaria de um trabalho humano, ou seja, existem softwares ou mesmo máquinas que poderiam executar a função?
– A tarefa é repetitiva e recorrente?
– O resultado da tarefa pode ser mais confiável se for realizado de forma automática?
Se você respondeu “sim” para essas perguntas, quero dizer, que a automação não somente se aplica aos processos de sua organização, como trará um ganho de produtividade significativo para sua organização, além da segurança das informações.
Portanto, a automação de processos não está restrita apenas a grandes organizações, como bancos, por exemplo. O que vai restringir a sua aplicação são as tarefas que compõem o processo que se deseja automatizar. Por isso, é necessária uma análise cautelosa dos impactos/riscos da automação de cada tarefa, uma vez que existem aquelas que necessitam de uma intervenção humana para serem executadas.