Alguns anos lidando com processos e tornou-se comum ouvir frases como “estou aqui há vários anos e sempre fiz dessa forma, é o jeito mais fácil”; “nunca questionei porque tenho que fazer isso, mas faço porque mandam”; entre outros pensamentos típicos de quando os processos que são executados na rotina da empresa não são avaliados, muito menos melhorados continuamente.

Algumas empresas acreditam que uma vez definido um padrão de um processo, este não deve ser mudado. SÓ DEVE! A padronização de um processo é o ponto de partida, é um parâmetro inicial da melhor forma encontrada para realização do processo, naquele momento, naquelas circunstâncias. Entretanto, é extremamente necessário que esse padrão seja avaliado, revisado e melhorado, sempre que necessário. A empresa é um organismo vivo e está em constantes mudanças, assim também devem ser seus processos. Aqui não estou dizendo que devemos mudar o padrão dos processos a cada semana ou mês; a mudança só deve acontecer após alguma melhoria ter sido testada e terem sido verificados os benefícios dessa mudança e isso, claro, leva algum tempo. Portanto, o padrão não muda tão rapidamente assim; mas os executores dos processos devem estar sempre com o pensamento de encontrar um jeito mais eficiente de fazê-lo.

Não sabe como posso buscar essa eficiência para os processos? Simples: comece eliminando todo e qualquer desperdício!

Segundo o Lean Institute Brasil, desperdício é qualquer atividade que consome recursos, mas não cria valor aos clientes. Em outras palavras, é aquilo que o cliente não está disposto a pagar.

A seguir estão listados 8 tipos de desperdícios (com base na metodologia de Produção Enxuta) que devem ser evitados, caso estejam ocorrendo em seus processos:

  • Movimento: funcionário precisa se movimentar em sua área de trabalho para concluir um processo ou uma tarefa. Exemplos: procurar documentos ou pessoas, deslocar-se entre blocos, prédios.
  • Transporte: materiais e informações sendo transportados desnecessariamente. Toda energia gasta com transporte além do estritamente necessário pode ser considerado desperdício. Exemplos: setores sequenciais da linha de produção afastados (mau planejamento de layout).
  • Espera: tempo em que nada de produtivo acontece no processo. Exemplos: espera pelo reparo/manutenção corretiva; espera pelo envio de uma informação ou documento.
  • Defeitos/Falhas: fabricação de produtos que não atendem as especificações mínimas de qualidade e do projeto, gerando retrabalhos. Exemplos: corte de moldes errados; erros dos desenvolvedores de sistemas; impressão de material gráfico na cor e/ou formato diferente.
  • Excesso de processamento: etapas redundantes ou simplesmente desnecessárias sob a ótica do cliente. Exemplos: excesso de funcionalidades/tecnologias; pessoas respondendo às mesmas perguntas duas ou três vezes no mesmo processo; dados sobre horários/datas afixados em formulários, mas nunca utilizados.
  • Estoque: mais materiais, peças ou produtos disponíveis do que o cliente necessidade em dado momento. Exemplos: matéria-prima; produto em elaboração; produto acabado. Em se tratando de estoques de produto acabado, quando a capacidade de oferta da organização é muito superior à demanda, a empresa opta por baixar o preço para se desfazer da produção excessiva, o que contribui para a redução da margem de lucro.
  • Excesso de produção: produção de produtos/serviços que não serão utilizados ou não foram demandados pelo cliente; ou ainda, antes que o cliente precise dele (produzir antes que a demanda surja). Exemplos: produção em grandes lotes; antecipação de produção com base em histórico de vendas.
  • Talento subutilizado: habilidades e competências das pessoas não são utilizadas como deveriam. Exemplo: alocar pessoas com alto nível intelectual em atividades operacionais.

É importante destacar que nem todo desperdício identificado será possível de ser eliminado, uma vez que existem tarefas dentro de um processo que não agregam valor, mas que são necessárias para a execução do processo. Entretanto, o primeiro passo é implantar a prática da constante avaliação dos processos e identificação das atividades que não agregam valor. Com essa prática, a busca pela eliminação de desperdícios irá se tornar rotineira, fazendo parte da cultura da organização.

 

 

Autor: Camila Valle