Como fazer o dobro do trabalho na metade do tempo?

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Se você trabalha com tecnologia, provavelmente já ouviu falar na metodologia Scrum. Com uso desse método, já foram registrados ganhos de produtividades de até 1.200%. O scrum é um método prático e fascinante que começou há mais de 20 anos com desenvolvimento de tecnologias e, hoje, está sendo aplicado também ao mundo dos negócios, seja para inventar um novo produto, uma nova tecnologia, ou até mesmo os alicerces de prosperidade de uma família.

O autor, Jeff Sutherland, criou a metodologia scrum porque chegou à conclusão que o mundo estava pensando da forma errada, mais precisamente, as empresas ou equipes estavam trabalhando de uma forma pouco eficiente, pouco transparente e desperdiçando diversos recursos.

Muito provavelmente você já ouviu falar sobre o método em cascata de trabalho. Esse método divide as diferentes partes do trabalho e determina datas para que essas partes fiquem prontas e, logo em seguida, a outra parte seja iniciada. Aparentemente, é possível prever a data de entrega final do trabalho, mas existe um grande problema aí: as estimativas para os finais das diferentes partes do trabalho, na grande maioria das vezes, estão erradas e as datas de entrega também nunca são cumpridas. Foi para consertar esse problema que Jeff Sutherland criou o método scrum.

Esse método é muito parecido com outras metodologias e funciona da seguinte forma: as equipes trabalham, inicialmente, numa parte pequena do projeto, finalizam essa parte pequena, entregam ela e se reúnem para avaliar como é que foi o desempenho e, até mesmo, incorporar o aprendizado que tiveram em outras futuras partes (ou projetos).

 

E como é possível uma melhoria na produtividade geral das equipes adotando o método scrum?

 

O autor é um forte defensor de que planejar pode ser útil, mas seguir cegamente os planos é burrice. Planos de negócios são muito bonitos, são planejamentos de longo prazo (cinco anos ou mais) com planilhas extremamente atraentes e que mesmo de forma conservadora projetam grandes lucros futuros. Contudo, a grande maioria dos planos se modifica ou se torna completamente inválida ao primeiro contato com a realidade. Por isso, todo empreendedor precisa desenvolver as habilidades de adaptar os planos, modificar aquilo que foi planejado, investigar, validar, achar novas soluções e implementar esse aprendizado à medida que executa o seu projeto.

Certa vez, enquanto trabalhava no MIT (Instituto de Tecnologia de Massachusetts) em um de seus projetos, o autor se deparou com robôs que pareciam persegui-lo pelo seu laboratório. Eram, na realidade, robôs autônomos que se movimentavam por conta própria e que haviam fugido do laboratório ao lado. Isso mesmo, os robôs fugiam e andavam pelo prédio do MIT. Então, Jeff foi procurar os criadores desses robôs e perguntou como era o funcionamento deles. Seus colegas explicaram que durante 30 anos o MIT tentou desenvolver robôs autônomos que conseguisse aprender a se locomover sozinhos, mas, até então, todo o esforço tinha sido em vão, porque todos os projetos tinham um conceito semelhante de colocar um supercomputador central controlando todas as partes dos robôs.

Após inúmeras tentativas, os cientistas resolveram criar pequenos computadores individuais, como se fossem pequenos cérebros, e instalá-los em cada um desses robôs, para controlar de forma autônoma as pernas e as diferentes partes do robô. Cada vez que os robôs eram ligados, eles conseguiam aprender a andar melhor, pois cada perna tinha um cérebro próprio, tinha um computador próprio, que era programado com algumas simples regras e, com isso, o sistema todo funcionava de forma autônoma e sincronizada.

O criador do scrum, então, pensou que esse conceito poderia ser transportado para a maneira como as equipes trabalhavam e foi assim que nasceu o conceito. Em outras palavras, as equipes de scrum possuem algumas regras simples e, a partir dessas regras simples, elas irão se auto gerenciar, aprender por conta própria e aperfeiçoar a forma como trabalham sem que haja a necessidade de um controle centralizado.

Segundo o autor, essa metodologia está sendo aplicada em escolas na Holanda e vem revolucionando a método de aprendizado das crianças. A ideia é colocar as crianças em um ambiente onde elas aprendam algumas poucas regras, dando papéis específicos a algumas delas. O resultado, que já foi constatado com experiências práticas, é que nem mesmo os professores – no seu formato tradicional – são mais necessários, visto que as equipes de crianças conseguem aprender sozinhas.

 

E como são formadas e funcionam as equipes de scrum?

 

Em primeiro lugar, todas as equipes precisam de um grande propósito. O propósito vai impactar na motivação e na maneira como os indivíduos de cada equipe se identificam com o projeto ou com as tarefas a serem executadas. Em seguida, devem ser escolhidos dois responsáveis para representar duas figuras importantes da equipe do scrum, que são: o dono do produto, o qual define trabalho a ser realizado, ou seja, quais são as prioridades a serem executadas, e o mestre scrum, que é aquele membro da equipe que tem a função de ajudar o grupo a trabalhar melhor e observar as regras do scrum. Por fim, temos os membros da equipe, que irão executar o trabalho.

Agora, imagine um quadro na parede com 3 colunas: a coluna da esquerda apresenta as tarefas, ou na terminologia do scrum, as histórias que precisam ser executadas. Cada uma dessas tarefas ou histórias serão escritas em um post-it. O dono do produto irá decidir quais são os post-its que a equipe irá focar e, então, esses post-its serão movidos para coluna central que contém as tarefas que estão sendo executadas no momento. A partir do momento em que a tarefa for finalmente concluída, ela (post-it) passa para coluna da direita (Concluídos) e, assim, sucessivamente.

Mediante alinhamento da equipe, entendimento das regras do scrum e adaptação às ferramentas e aos métodos de trabalho de forma autônoma, são realizados pequenos encontros de 15 minutos, que ocorrem todos os dias, no mesmo horário de sempre, e cada membro fornece uma pequena atualização de como anda o seu trabalho. Esses pequenos encontros acabaram se popularizando no mundo corporativo, principalmente pelo fato deles serem realizados com as pessoas em pé, sem cadeiras.

 

E quais as possíveis barreiras serão encontradas na implementação da metodologia scrum?

 

A metodologia proposta pelo autor tem a intenção de contestar a maneira como as coisas são feitas. Muitos indivíduos da equipe – também chamadas de “cínicos” pelo autor – irão se impor a mudanças e argumentar que “é assim que o mundo funciona” e que “os seres humanos são corruptos, egoístas e mal-intencionados por natureza, não existindo nada que nós possamos fazer para mudar as coisas”.

Esse tipo de mindset não deve ser permitido na equipe que aplica a metodologia scrum. A criticidade do método pode ser utilizada justamente para combater essas situações, visto que por ser tão sistemático, ele acaba expondo fragilidades, projetos mal executados e péssimos gestores que se escondem/se defendem atrás da burocracia, culpando os indivíduos das suas equipes, ao invés de ter a coragem de “comprar a briga” para modificar/atualizar os processos.

 

Artur Medeiros de A. Nunes

Sócio consultor da NOV4 Gestão Empresarial

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